Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. Но, к сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики: причиной могут быть недостатки в организации работы компании, не отрегулированная система управления, неподготовленность персонала.

Кроме того, консультанты по логистике, как правило,  предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимание системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

В большей степени логистический аудит востребован на промышленных предприятиях, где задействованы в комплексе все логистические функции, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезными для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям. Целью проведения аудита является создание базы данных, которой можно воспользоваться для оценки ком­понентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения производительности.  Проведение аудита поручается независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет «сильные» и «слабые» стороны логистической системы предприятия, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы предприятия. Независимая сторона представлена экспертами «со стороны», которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. На определенных этапах проведения аудита (например, во время проведения опросов, обработки анкет, составления вопросников) целесообразно привлекать студентов и преподавателей специализированных вузов, что не только удешевляет саму процедуру аудита, но и помогает уже со студенческой скамьи готовить будущих системных аналитиков в области логистики с тем, чтобы впоследствии эти люди могли занимать должность координаторов или хороших логистов на конкретных предприятиях.

Также в команду по проведению аудита обязательно включаются работники предприятия, на котором проводится аудит – представители как логистических, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии). Очень важным представляется во время проведения логистического аудита установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видел, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному:  от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей; и только после этого - к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом на предварительном этапе члены команды изучают текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, мар­кетинговая и закупочная стратегии. Полученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании-заказчику добиться существенного конкурентного преимущества на обслуживаемых рынках. [Примеры вопросов – Приложение 1]

После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, которые позволят получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели включают как качественные, так количественные составляющие. Их можно объединить в четыре большие группы.

  1. Эффективность обслуживания клиентов:
  2. Эффективность логистики или затраты, связан­ные с выполнением каждого из следующих функцио­нальных видов деятельности:
  3. Использование активов:
  4. Приемы и показатели работы конкурентов по характеристикам (параметрам) обслуживания клиентов и использования активов. 

После разработки всех необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на  внешний и внутренний.

Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде почтовой рассылки анкет или выборочных глубинных собеседова­ний с клиентами — представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как про­изводители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с раз­ным объемом закупок, других).

Основная цель выборки — отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отно­шении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов. Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логис­тики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассы­лаемых по почте.

Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании-заказчика. Для этого зара­нее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управлен­ческих функций:

В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут использоваться различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбини­руются, с использованием различных приемов работы выбор­ками. Возможными источни­ками данных могут служить:

  1. Существующие файлы:
  2. Первичные документы:

Полученные данные группируются по следующим категориям:

Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, которые наиболее важны для клиентов. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать реко­мендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в дейст­вующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.

В качестве примера предприятия, на котором был проведен логистический аудит, можно привести холдинг, в состав которого входят промышленные предприятия, торговый дом, управляющая компания.

В ходе проведения анализа было выявлено, что на каждом из предприятий имеются свои специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляла только общий контроль, не координируя действия всех подразделений. Вследствие этого логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы, и основные проблемы возникали на стыке подразделений и предприятий: часто дублировались функции и обязанности, не существовала консолидированная информация, которая поступала от подразделений на различных этапах логистического процесса.

В ходе аудита логистический процесс был разбит на этапы, которые были подвергнуты детальному исследованию: обслуживание клиентов, транспортировка, складирование, управление запасами, планирование операций, продажи и маркетинг, финансы и бухгалтерия, закупки, общий менеджмент. По каждому из этапов были проанализированы проблемы и приведены рекомендации по их устранению.

Обслуживание клиентов

Проблемы

Решения

Транспортировка

Проблемы/strong>

Решения

Складирование

Проблемы

Решения

Управление запасами

Проблемы

Решения

Планирование операций

Проблемы

Решения

 Продажи и маркетинг

Проблемы

Решения

Финансы и бухгалтерия 

Проблемы

Решения

Закупки

Проблемы

Решения

Общий менеджмент

Проблемы

Решения

Анализ предварительных итогов после проведенного аудита и реализации мер, рекомендованных специалистами, свидетельствует о следующем:

Даже эти предварительные результаты показывают, что логистический аудит – не просто рутинная процедура описания положения предприятия, а первый этап радикального повышения эффективности цепи поставок и качества обслуживания клиентов с одновременным сокращением удельных затрат. Аудит в логистике не только вскрывает потенциал сокращения затрат, но и дает новые возможности для достижения ощутимых экономических результатов.


Приложение 1

Примерный список вопросов, которые могут применяться при проведении логистического аудита:

читать со ссылки на приложение